Registratie van ziekmelding in het verzuimvolgsysteem gebeurt uiterlijk op de vierde dag. De melding wordt geautomatiseerd aan de verzekeraar doorgegeven op afgesproken momenten. De melder ontvangt automatisch een ontvangstbevestiging. Let er op dat u geen medische informatie in deze ziekmelding verwerkt. Dit is in strijd met de wet op de bescherming persoonsgegevens. (Medische informatie hoort alleen afgeschermd in het medische dossier).

De leidinggevende nodigt de werknemer uit om op het bedrijf te komen voor een re-integratiegesprek. Is dit niet mogelijk, dan bezoekt de leidinggevende de werknemer thuis.  Als ook dit onmogelijk is, voert de leidinggevende het re-integratiegesprek telefonisch. De leidinggevende bespreekt met de werknemer of de werknemer nog steeds arbeidsongeschikt is of dat de werknemer in staat is werk te verrichten. Indien nodig regelt de leidinggevende dat het werk onder bijzondere omstandigheden verricht wordt (vgl. thuiswerk).

De leidinggevende bepaalt welke vervolgactie is aangewezen om de werknemer zo snel mogelijk in passend werk te re-integreren (vgl. een oproep door de arbeidsdeskundig casemanager of bedrijfsarts).

Uiterlijk tot dag 13 kan de werkgever een versnelde re-integratie-inspanning aanvragen bij een arbeidsdeskundig casemanager van DDV Verzuimbegeleiders. In deze consultaanvraag geeft de werkgever de redenen aan voor de vervroegde consultaanvraag.

De arbeidsdeskundig casemanager bestudeert de melding van de werkgever en hij voert een (telefonisch) intakegesprek met de werknemer. Vervolgens geeft meteen hierna een telefonische terugkoppeling naar de werkgever. De arbeidsdeskundig casemanager inventariseert organisatie- en functiekenmerken plus informatie over de werknemer. Daarnaast licht de arbeidsdeskundig casemanager de werknemer voor (bv over poortwachteraspecten). De arbeidsdeskundig casemanager stelt een kort re-integratieverslag op voor de werkgever, werknemer en de bedrijfsarts. Privacygevoelige en medische informatie worden apart in het systeem (niet toegankelijk voor derden) opgeslagen. De arbeidsdeskundig casemanager meldt aan de binnendienst dat werknemer binnen 1 week opgeroepen dient te worden.

Laatstgenoemde nodigt de werknemer telefonisch uit en stuurt een afspraakbevestiging (incl. routebeschrijving).

Uiterlijk dag 21 verschijnt de werknemer op de spreekuurlocatie van de bedrijfsarts of wordt hij door de bedrijfsarts bezocht (als de werknemer niet mobiel is). De bedrijfsarts bepaalt de actuele belastbaarheid, de prognose en adviseert waar nodig een belastbaarheidverhogende interventie. De bedrijfsarts stelt in dit gesprek ook vast of er sprake is van een beroepsziekte of van een bedrijfsongeval. Als dit het geval is, moet er beoordeeld worden of verwijzing naar een specialist nodig is of dat er melding gedaan moet worden bij het Centrum voor Beroepsziekten. De bedrijfsarts stelt een re-integratieadvies op en plant indien nodig een vervolgafspraak. De bedrijfsarts koppelt binnen 24 uur zijn bevindingen terug aan de arbeidsdeskundig casemanager die hiervan verslag doet aan de werkgever.

Tussen week 3 en (uiterlijk in) week 6 stelt de bedrijfsarts de probleemanalyse en het re-integratieadvies op. De bedrijfsarts bepaalt ook de planning voor de medische procesgang. De poortwachter documenten worden in de verzuimapplicatie opgeslagen zodat het re-integratiedossier compleet blijft. De bedrijfsarts meldt de binnendienst dat de werkgever en werknemer een papieren exemplaar kan krijgen. De medewerker binnendienst stuurt deze documenten uiterlijk in week 6 naar de werknemer en de werkgever en meldt aan de arbeidsdeskundig casemanager de completering van het re-integratiedossier.

De arbeidsdeskundig casemanager bestudeert het re-integratiedossier. De arbeidsdeskundig casemanager vraagt de medewerker binnendienst om een bespreking te organiseren. De medewerker binnendienst plant in samenspraak met de arbeidsdeskundig casemanager, de leidinggevende en de werknemer een bespreking, bij voorkeur in het bedrijf van de werkgever.

In overleg met werkgever en werknemer stelt de arbeidsdeskundig casemanager een plan van aanpak op. In het plan van aanpak wordt vastgelegd welk doel ten aanzien van herstel en werkhervatting wordt nagestreefd, welke stappen daarvoor moeten worden ondernomen en hoe lang dat zal gaan duren.

De arbeidsdeskundig casemanager ziet er op toe dat het proces rondom re-integratiebespreking op de juiste wijze verloopt.

Hierna stelt de arbeidsdeskundig casemanager het plan van aanpak op (incl. planning voortgang) en vraagt (via de medewerker binnendienst) de werkgever en de werknemer het plan te ondertekenen en te retourneren. Omwille van het re-integratiedossier slaat de arbeidsdeskundig casemanager het document in  de verzuimapplicatie op. In principe is de arbeidsdeskundig casemanager voor ieder langdurig zieke medewerker dezelfde persoon. Alleen in uitzonderlijke situaties wordt hiervan afgeweken.

Gekoppeld aan het plan van aanpak zal, wanneer een interventie nodig is, een financieringsplan opgesteld moeten worden voor de kosten van interventie. De werkgever betaalt de kosten van de interventie. De arbeidsdeskundig casemanager onderzoekt of er re-integratie-subsidies of bijdrage van ziektekosten of WIA -verzekeraars kunnen worden aangevraagd. De arbeidsdeskundig casemanager is verantwoordelijk voor de aanvraag.

Uitvoering plan van aanpak en medische procesgang. Zowel de werkgever, de werknemer, de bedrijfsarts, de arbeidsdeskundig casemanager als een eventuele interventie uitvoerder (vgl. fysiotherapeut, psycholoog) weten wanneer wat te doen. De bedrijfsarts is verantwoordelijk voor bijstellingen in de medische procesgang. De arbeidsdeskundig casemanager stelt in samenspraak met werkgever en de werknemer het plan van aanpak bij. Ook bekijkt de arbeidsdeskundig casemanager zeswekelijks of de afgesproken re-integratieactiviteiten door alle partijen zijn verricht.

De arbeidsdeskundig casemanager bestudeert het re-integratiedossier. De arbeidsdeskundig casemanager neemt contact op met de werkgever en plant een bedrijfsbezoek en een gesprek met de werknemer. De werkgever verschaft informatie over de (alternatieve) functies binnen het eigen bedrijf.

De arbeidsdeskundig casemanager bepaalt welke de re-integratiemogelijkheden zijn binnen het bedrijf. Hierbij onderzoekt de arbeidsdeskundig casemanager of de belasting van de eigen, nieuwe of aan te passen functie de belastbaarheid van de werknemer overschrijdt. Indien nodig onderzoekt de arbeidsdeskundig casemanager of er een indicatie is voor specifieke voorzieningen om de werknemer structureel te kunnen herplaatsen (bijvoorbeeld aanpassing werkplek). Zijn er binnen het eigen bedrijf geen re-integratiemogelijkheden, dan adviseert de arbeidsdeskundig casemanager een re-integratietraject gericht op een nieuwe werkgever (tweede spoor) op te starten. Het ‘tweede spoor advies’ maakt dan integraal onderdeel uit van de rapportage en geeft aan voor welke arbeidsmarktrelevante werksoorten buiten het eigen bedrijf de werknemer geschikt is of geschikt te maken is. Ook vermeldt het tweede spoor advies onder welke voorwaarden en met welke re-integratie-instrumenten de werknemer begeleid kan worden naar passende werksoorten bij een nieuwe werkgever.

Uitvoering van de poortwachtertoets. De stafverzekeringsarts van DDV Verzuimbegeleiders voert de poortwachtertoets uit. De stafverzekeringsarts beoordeelt het re-integratiedossier op plausibiliteit en naleving van bedrijfsgeneeskundige richtlijnen en geeft adviezen over de eventuele inzet van interventies.

Uitvoering van de tweede poortwachtertoets. De stafarbeidsdeskundige van DDV Verzuimbegeleiders voert de poortwachtertoets uit. De stafarbeidsdeskundige beoordeelt of de re-integratie-inspanningen voldoende zijn geweest.

Als de werknemer langer dan 42 weken ziekteverlof heeft, meldt de personeelsadministratie van de werkgever dit  -via het document uit de verzuimapplicatie, uiterlijk in de 42e week, bij het uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen.

In overleg met werkgever en werknemer stelt de arbeidsdeskundig casemanager het plan van aanpak bij.

De bedrijfsarts inventariseert de beperkingen, op het moment dat er sprake is van blijvende ongeschiktheid voor de eigen functie. Hij doet dit tussen week 87-89. Hij geeft deze weer conform de functionele mogelijkhedenlijst, waarbij tevens rekening wordt gehouden met de re-integratieaspecten van de individuele werknemer.

In deze weken kunnen de werkgever en de werknemer een gezamenlijk verzoek doen tot uitstel van de WIA -beoordeling.

De medewerker ontvangt omstreeks de 91e week tijdens het tweede ziektejaar de formulieren voor de aanvraag van een (eventuele) WIA -uitkering. Aan de hand van het re-integratieverslag zal door het UWV beoordeeld worden of de medewerker in aanmerking komt voor een WIA -uitkering. Zo gauw de werknemer en/of werkgever de formele uitslag van het UWV vernomen hebben, gaat een kopie van de uitslag naar DDV Verzuimbegeleiders, ter beoordeling door de stafarts en stafarbeidsdeskundige.

Als blijkt dat de uitslag van de WIA -keuring in relevante mate niet in de eerdere lijn der verwachting ligt, dan stellen de stafarbeidsdeskundige en stafarts een advies op. Dit advies kan bijvoorbeeld inhouden dat de werkgever of werknemer in bezwaar zou moeten gaan of dat de arbeidsdeskundig casemanager of bedrijfsarts zijn behandel- /re-integratieplan zou moeten bijstellen. Ingeval van een bezwaarzaak, nemen de stafarts en/of stafarbeidsdeskundige de casus over en nemen contact met de betrokken partij op.

Er bestaat de mogelijkheid voor de werkgever om het ontslag van de medewerker aan te vragen als er geen re-integratiemogelijkheden binnen het eigen bedrijf bestaan. De werkgever kan dit samen met de arbeidsdeskundig casemanager van DDV Verzuimbegeleiders bespreken.